엑셀 수식이 복잡해져서 아무도 못 건드릴 때

회사마다 이런 파일이 하나씩 있습니다.

• 시트가 열두 장이고, 숨겨진 시트가 또 몇 장 있다
• 수식 하나가 화면 두 줄을 넘는다
• 다른 파일을 참조하는데, 그 파일 이름에 「최종」이 두 번 들어간다
• 만든 사람이 퇴사했거나, 있어도 "지금은 저도 잘 모르겠네요" 라고 한다

그런데 이 파일은 잘 돌아갑니다. 그래서 아무도 손대지 않습니다.

진짜 문제는 틀릴 가능성이 아닙니다

보통 "틀리면 큰일 난다"를 걱정하시는데, 실제로 더 자주 생기는 손해는 다른 쪽입니다.

먼저 판정 - 셋 중 어느 경우인가

전부 똑같이 다루면 안 됩니다. 세 가지가 섞여 있고, 처방이 다릅니다.

A는 건드리지 않는 것이 맞습니다

잘 돌아가고 입출력이 분명하면, 다시 만드는 비용이 얻는 것보다 큽니다. 이때 필요한 것은 개편이 아니라 한 장짜리 설명서입니다.

• 어떤 값을 어디에 넣는지
• 결과를 어디서 읽는지
• 건드리면 안 되는 칸이 어디인지

이것만 있으면 담당자가 바뀌어도 업무가 멈추지 않습니다. 비용은 거의 0입니다.

B가 가장 많고, 가장 고치기 쉽습니다

=IF(AND(B2>1000000,C2="본사"),D2*0.03,IF(... 같은 수식 안에 회사 정책이 들어가 있는 경우입니다.

문제는 정책이 바뀌면 수식을 바꿔야 한다는 것입니다. 그리고 수식을 바꿀 수 있는 사람이 한 명뿐입니다.

처방은 간단합니다. 숫자와 조건을 별도 시트의 표로 꺼냅니다.

수식은 이 표를 참조만 합니다. 그러면 정책이 바뀔 때 표만 고치면 됩니다. 수식을 아는 사람이 필요 없어집니다.

C는 쪼개는 순서가 중요합니다

한 파일이 수집·계산·보고를 다 하고 있으면, 뒤에서부터 떼는 것이 안전합니다.

1. 보고(출력) 먼저 분리 - 결과만 받아 보는 별도 파일을 만든다
2. 다음에 수집(입력) 분리 - 원본을 따로 쌓는다
3. 계산은 마지막에 손댄다 - 앞의 둘이 안정되면 계산만 남아 비교가 쉬워진다

반대 순서로 하면 중간에 숫자가 달라졌을 때 원인을 못 찾습니다.

옮길 때 반드시 하는 한 가지

고치든 시스템으로 옮기든, 같은 기간을 두 방식으로 동시에 돌려서 숫자를 맞춰봅니다. 보통 한 달입니다.

여기서 거의 항상 차이가 나옵니다. 그리고 그 차이의 원인은 대개 기존 파일에 있던, 아무도 몰랐던 보정입니다. 그걸 찾는 것이 이 작업의 진짜 성과입니다.

마지막으로

복잡한 엑셀 파일은 누가 잘못해서 생긴 것이 아닙니다. 필요할 때마다 성실하게 덧붙인 결과입니다. 그 파일이 몇 년간 회사를 돌아가게 했습니다.

다만 이제 바꿀 수 없는 상태가 됐다면, 그건 파일의 문제가 아니라 규칙이 적혀 있지 않다는 문제입니다. 규칙을 밖으로 꺼내는 일은 시스템을 바꾸지 않고도 시작할 수 있고, 보통 그것만으로 절반이 해결됩니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.